IT Transformatie

Introductie

Een incassobedrijf, gespecialiseerd in gemeentelijke heffingen, kampte met een verouderd IT-systeem dat de operationele efficiëntie sterk beperkte. Het systeem vereiste veel handmatige handelingen, waardoor processen zoals gegevensverwerking en klantcommunicatie vertraagd werden. Om de organisatie toekomstbestendig te maken, werd besloten om over te stappen naar een nieuw, geautomatiseerd platform. ASNP speelde een cruciale rol in deze IT-transformatie, door niet alleen de technische oplossing te implementeren, maar ook de complexe data migratie en procesoptimalisatie te faciliteren.

Probleembeschrijving

Het incassobedrijf werkte op een verouderd systeem dat weinig tot geen automatisering bood. Veel handmatige handelingen, zoals het inlezen van gegevens, werden uitgevoerd door meerdere medewerkers, waardoor de processen inefficiënt en tijdrovend waren. Alleen het inleesproces vereiste de inzet van vijf medewerkers, terwijl ook andere stappen, zoals het versturen van brieven en het verwerken van betalingen, volledig handmatig verliepen. De interface van het systeem was verouderd, wat de productiviteit verder remde.

Daarnaast bestond er een groot risico bij de overgang naar een nieuw systeem vanwege de complexe data-infrastructuur. Bestaande dossiers, betalingen, en gegevens van verschillende opdrachtgevers moesten zorgvuldig worden gemigreerd zonder dat informatie verloren ging. Elke opdrachtgever had unieke financiële afwikkelmethoden, wat de complexiteit van de transitie verder verhoogde.

Oplossing/Aanpak

ASNP besloot afscheid te nemen van het verouderde systeem en ging aan de slag met een van hun partners, Vobesoft, die een no-code platform aanbiedt. Dit platform werd ingezet als basis voor de automatisering van het incassoproces. Het gehele proces, van het inlezen en verrijken van gegevens (zoals RDW- en UWV-data) tot het versturen van brieven en het verwerken van betalingen, werd volledig geautomatiseerd. Deze automatisering leidde tot aanzienlijke tijdsbesparingen en verminderde de foutgevoeligheid binnen het proces.

Een ander belangrijk aspect van de oplossing was de intuïtieve gebruikersinterface van het nieuwe systeem, wat zorgde voor een soepele implementatie. Het personeel kon snel worden opgeleid, wat de overgang aanzienlijk versnelde.

Daarnaast speelde ASNP een sleutelrol in de complexe data migratie. Een groot risico tijdens de transformatie was het verlies van bestaande dossiers en financiële gegevens. Door nauwe samenwerking met de opdrachtgever en gebruik te maken van ASNP's expertise in data-analyse, werd een zorgvuldig migratieplan opgesteld. Ook werd het aantal verschillende afwikkelmethoden voor financiële gegevens drastisch verminderd, van 28 naar slechts 5. Dit gebeurde door middel van intensieve samenwerking met de salesafdeling en het voeren van klantgesprekken, waarbij klanten overtuigd werden van de efficiëntievoordelen van de nieuwe uniforme werkwijze.

Resultaten

De IT-transformatie leverde indrukwekkende resultaten op voor de organisatie:

• 80% reductie in handmatige handelingen, waardoor vijf medewerkers vrij werden gemaakt voor andere taken.

• Volledige automatisering van het incassoproces, inclusief het inlezen van gegevens, het verzenden van brieven, en het verwerken van betalingen.

• Verkorting van de data migratieperiode en een risicoloze overgang dankzij een zorgvuldig plan en nauwe samenwerking met de klant.

• Reductie van 28 naar 5 afwikkelmethoden, wat resulteerde in een aanzienlijke besparing in programmeertijd en een minder foutgevoelig proces.

Implementatie & Lessen

De implementatie van het nieuwe systeem verliep snel dankzij de intuïtieve interface en de gebruiksvriendelijkheid van het Vobesoft-platform. Het personeel werd binnen enkele dagen getraind en was in staat om de nieuwe werkmethoden snel eigen te maken. Een belangrijk leerpunt tijdens de transitie was het belang van goede communicatie en samenwerking met zowel interne teams als externe opdrachtgevers. Door intensief klantcontact konden afwikkelmethoden gestandaardiseerd worden, wat de transitie niet alleen eenvoudiger maar ook efficiënter maakte.

Conclusie

De IT-transformatie bij het incassobedrijf zorgde voor een aanzienlijke verbetering in efficiëntie en gebruiksgemak. Door te kiezen voor een no-code platform en de processen volledig te automatiseren, kon de organisatie haar operationele kosten verlagen en de klanttevredenheid verhogen. Daarnaast zorgt de vereenvoudigde data-infrastructuur ervoor dat de organisatie in de toekomst sneller kan inspelen op veranderingen en verdere optimalisaties kan doorvoeren.