Data & Analytics: Stuur Uw Bedrijf met Inzicht

Inleiding

Hoe kun je kosten verlagen en tegelijkertijd de servicekwaliteit verbeteren? Volgens Arcadis ligt het antwoord in OpEx-gedreven data-analyse, ondersteund door ASNP, een toonaangevende consultancy op het gebied van Operational Excellence. Maar hoe implementeer je deze aanpak effectief in de complexe omgeving van een grote ingenieursbureau? In deze case study bekijken we hoe Arcadis, met de hulp van ASNP, deze uitdaging aanging en welke resultaten werden behaald.

Na de succesvolle implementatie van Six Sigma op interne IT-processen, besloot Arcadis haar volgende stap te zetten: het automatiseren van processen met Robotic Process Automation (RPA) en geavanceerde data-analyse. De focus lag op het automatiseren van repetitieve taken en het verbeteren van de besluitvorming door middel van data. Arcadis koos voor het Microsoft Power Platform, met een specifieke integratie van PowerApps, DataVerse en PowerBI, om haar processen te optimaliseren.

Probleem

Ondanks eerdere verbeteringen in efficiëntie, waren er binnen verschillende projecten en afdelingen van Arcadis nog steeds inefficiënties. Veel administratieve taken, zoals projectgegevensinvoer en het bijhouden van voortgangsrapportages, werden handmatig uitgevoerd. Dit leidde tot diverse problemen:

• Inconsistenties in projectdata: Diverse projectteams hanteerden verschillende definities en standaarden, wat de data-integriteit ondermijnde.

• Onvoldoende inzicht in projectprestaties: De bestaande dashboards boden onvoldoende inzicht in real-time projectvoortgang, kosten en KPI’s.

• Inefficiëntie in projectafhandeling: Het ontbreken van geautomatiseerde workflows zorgde voor vertragingen in besluitvorming en uitvoering.

• Onvoldoende teamstructuuranalyse: Het ontbrak aan inzicht in de prestaties van teams en mogelijke verbeteringen.

• Gebrek aan performance-gedreven werken: Beslissingen werden niet altijd ondersteund door data, wat leidde tot suboptimale resultaten.

Deze factoren beperkten de productiviteit van projectteams en verhoogden het risico op fouten. Arcadis had grote hoeveelheden projectdata, maar slaagde er niet in om deze effectief te benutten voor strategische en operationele verbeteringen.

Aanpak

Om deze uitdagingen aan te pakken, schakelde Arcadis de expertise van ASNP in. ASNP speelde een cruciale rol in de implementatie van OpEx-gedreven data-analyse, het verbeteren van datadefinities, en het optimaliseren van het datagebruik binnen projectbesluiten. Samen met het management van Arcadis ontwikkelde ASNP:

• Projectdashboards: ASNP creëerde dashboards die real-time inzicht gaven in projectvoortgang en kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s).

• Team- en prestatieanalyse: Inefficiënties binnen teams werden geïdentificeerd en verbeteringsvoorstellen werden gedaan om projectuitvoering te optimaliseren.

• Data-gedreven besluitvorming: ASNP introduceerde methodieken om projectbeslissingen te baseren op data, wat leidde tot betere resultaten.

• RPA-uitrol: Arcadis implementeerde een RPA-infrastructuur om repetitieve administratieve processen binnen projecten te automatiseren.

Met behulp van het Microsoft Power Platform versterkte Arcadis haar data-analyse- en automatiseringsprocessen. De combinatie van PowerApps, DataVerse en PowerBI zorgde voor een gestroomlijnde workflow en diepgaande inzichten, specifiek afgestemd op de behoeften van projectmanagement.

Microsoft Stack

PowerApps werd ingezet om op maat gemaakte applicaties te ontwikkelen waarmee medewerkers eenvoudig toegang kregen tot gegevens uit verschillende systemen, zonder dat hiervoor complexe IT-vaardigheden nodig waren. DataVerse diende als de centrale database voor het opslaan, ophalen en verwerken van gegevens. Hierdoor kon Arcadis gestructureerde gegevens vanuit verschillende bronnen samenvoegen en integreren in PowerApps.

PowerBI werd gebruikt voor datavisualisatie en diepgaande rapportages. Met PowerBI ontwikkelde Arcadis dashboards die stuurde op project gerelateerde bedrijfsdata zoals bouwkosten, geplande uren vs gerealiseerde uren, meer en minderwerk en interne KPI's weergeven. De integratie met DataVerse zorgde ervoor dat deze gegevens automatisch werden bijgewerkt, wat Arcadis continu inzicht gaf in de prestaties van de organisatie.

RPA en Automatisering van Processen

RPA werd geïmplementeerd om handmatige processen te automatiseren. In combinatie met PowerApps werden bots geprogrammeerd om repetitieve taken, zoals het invoeren van klantgegevens, transactiereconciliatie en het genereren van rapporten, volledig automatisch uit te voeren. Dankzij de integratie met DataVerse hadden de RPA-bots toegang tot gecentraliseerde gegevens, waardoor processen met hoge nauwkeurigheid en snelheid werden uitgevoerd.

Onder begeleiding van ASNP kon Arcadis gerichte acties ondernemen om haar processen te optimaliseren en een data-gedreven cultuur te bevorderen. Medewerkers werden getraind in het gebruik van de nieuwe tools, waardoor ze beter in staat waren om waardevolle bijdragen te leveren aan de continue verbeteringen.

Resultaten

De samenwerking met ASNP leidde tot tastbare resultaten:

• 30% snellere projectafhandeling: Geautomatiseerde processen en verbeterde dashboards zorgden voor efficiëntere besluitvorming en uitvoering.

• 15% verlaging van operationele kosten: Door gerichte procesoptimalisaties werden projectkosten verlaagd zonder in te boeten op kwaliteit.

• Betere datakwaliteit en besluitvorming: Standaardisatie van data verhoogde de betrouwbaarheid en maakte data-gedreven besluitvorming mogelijk.

Conclusie

De case study van Arcadis toont aan dat de integratie van OpEx-gedreven data-analyse en automatisering aanzienlijke voordelen kan bieden in de project- en procesomgevingen van een groot ingenieursbureau. Met ASNP’s ondersteuning kon Arcadis niet alleen de huidige uitdagingen aanpakken, maar ook een duurzame basis leggen voor toekomstgerichte verbeteringen in hun projectbeheer en klantgerichtheid.

Door een data-gedreven cultuur te omarmen, werd Arcadis in staat gesteld om beter geïnformeerde beslissingen te nemen en continu naar operationele efficiëntie en klanttevredenheid te streven.